Zlecenie spedycyjne – jak je wypełnić i co musi wiedzieć spedytor?

Realizacja zlecenia spedycyjnego czy też zlecenia transportowego wiąże się z licznymi przygotowaniami, takimi jak zebranie niezbędnych informacji, dokumentów oraz przeprowadzenie procedur celnych (jeśli są one wymagane). Każdy proces spedycyjny jest inny, a od odpowiedniego podejścia do wszelkich formalności uzależniony jest jego sprawny przebieg. Jak się przygotować i jakie informacje powinien otrzymać spedytor? Czym różni się zlecenie spedycyjne od zlecenia transportowego? I wreszcie, jaki rodzaj transportu wybrać dla realizacji naszego zlecenia spedycyjnego? Jako doświadczona firma spedycyjna wiemy, w jaki sposób przygotować transport krajowy oraz transport międzynarodowy i przedstawiamy to w poniższym artykule.

Co musi wiedzieć spedytor?

Proces spedycyjny to szereg czynności, które umożliwiają transport ładunku z jednego miejsca do drugiego, niezależnie od tego, czy zlecenie dotyczy transportu krajowego czy międzynarodowego. Do jak najlepszego przygotowania wszystkich formalności konieczne jest przekazanie niezbędnych informacji spedytorowi, który czuwa nad przebiegiem i jakością procesu spedycyjnego.

Wszystkie te informacje przekazywane są w dokumencie, który określa się jako zlecenie spedycyjne, jest ono niczym innym jak umową określającą zasady i zakres realizacji procesu spedycyjnego. W Magemar Logisitcs, jesteśmy przekonani, że doprecyzowanie wszelkich szczegółów pozwala na przeprowadzenie całego procesu bez niepotrzebnych nerwów, ograniczając przy tym wszelkie formalności do minimum. 

Informacje, które powinno zawierać zlecenie spedycyjne to: 

• informacje o stronach umowy – podstawowe informacje dotyczące zleceniodawcy i zleceniobiorcy, takie jak nazwa podmiotu, adres siedziby, NIP, numer EORI oraz dane kontaktowe (numer telefonu oraz adres e-mail),
• specyfikacja ładunku – rodzaj towaru, ilość, waga, wartość oraz wszelkie informacje charakterystyczne dla danego ładunku, które pozwolą doprecyzować spedytorowi, np. czy towar
• kwalifikuje się jako ładunek niebezpieczny – zdarza się, że zlecający transport nie są świadomi specjalnych wymogów lub ograniczeń dotyczących ich ładunku,
• wymogi dotyczące zabezpieczenia ładunku, jeśli to konieczne, np. transport w temperaturze kontrolowanej, 
• informacje dotyczące załadunku i  rozładunku – miejsce oraz termin,
• rodzaj transportu, w oparciu o który ma zostać zrealizowany proces spedycyjny,
• warunki Incoterms^®, w oparciu o które realizowane ma być zlecenie spedycyjne,
• zakres realizowanych usług (m.in. czy ładunek ma zostać objęty ubezpieczeniem cargo (co jak zawsze szczerze doradzamy)),
• ustalenia dotyczące kosztów,
• dodatkowe uwagi istotne dla realizacji zlecenia,
• pozostałe warunki umowy.

Warto zaznaczyć, że podobnie jak każda umowa w polskim prawie, zlecenie spedycyjne nie ma określonej formy. Zarówno forma pisemna jak i ustna może mieć moc wiążącą; jednak, aby mieć pewność, że wszystkie kwestie zostały doprecyzowane, preferowaną formą jest forma pisemna.  

Zlecenie spedycyjne, a zlecenie transportowe – co je różni?

Tak jak wspominaliśmy, procesów składających się na łańcuch dostaw jest wiele, a samo przewiezienie ładunku to tylko niewielka ich część, dlatego istotną kwestią jest rozróżnienie zlecenia spedycyjnego od zlecenia transportowego. 

Zlecenie transportowe lub umowa przewozu obejmuje jedynie opis przewożonego ładunku i warunki transportu z miejsca początkowego do miejsca docelowego. 

Zlecenie spedycyjne lub umowa spedycyjna natomiast może obejmować znacznie szerszy zakres usług. Poza samym opisem ładunku i określeniem miejsca początkowego i docelowego, może poruszać również aspekty dotyczące planowania, organizacji oraz koordynacji całej operacji. 

Jaki rodzaj transportu wybrać dla realizacji naszego zlecenia spedycyjnego?

Już podczas planowania zamówienia warto zastanowić się nad rodzajem transportu, którym będziemy realizować proces spedycyjny. Każdy z nich charakteryzuje się różnym czasem transportu, ceną i dostępnością miejsca. Wszystkie te aspekty uzależnione są od aktualnej sytuacji na rynku, dlatego zachęcamy do konsultowania aktualnej sytuacji z naszym działem handlowym za pośrednictwem formularza wyceny dostępnego na naszej stronie internetowej. 

Współpracując z Magemar Logistics masz do wyboru pełen wachlarz możliwości związanych z wyborem interesującej Cię gałęzi transportu. Jesteśmy gotowi zająć się transportem i spedycją zarówno ładunków drobnicowych, pełnokontenerowych, ładunków ponadgabarytowych i niebezpiecznych. Oferujemy spedycję w zakresie:

• transportu drogowego,

• transportu morskiego,

• transportu morskiego bliskiego zasięgu,

• transportu kolejowego,

• transportu lotniczego.

Podsumowanie

Proces spedycyjny wiąże się z koniecznością przygotowania i wykonania szeregu zadań, które umożliwią jego sprawny przebieg. Dlatego tak ważne jest sumienne przekazanie niezbędnych informacji podczas składania zlecenia spedycyjnego lub zlecenia transportowego. Dzięki temu ładunek pokona planowaną trasę będąc odpowiednio zabezpieczonym, w czasie który jest dla niego optymalny i bez zbędnych kosztów. Jako specjaliści w dziedzinie transportu i logistyki chętnie doradzimy i pomożemy zoptymalizować cały proces – zależy nam na długofalowych relacjach z naszymi Klientami, a ich zadowolenie to najlepsza do tego droga. 

Ciekawostka

Przykładem specyficznego transportu, do realizacji którego niezbędne było uzgodnienie wszelkich szczegółów może być trasnport Statuy Wolności z Francji do USA. Po przekazaniu Statuy w 1884 roku ambasadorowi USA w Paryżu przez francuski rząd nadszedł czas transportu pomnika do Stanów Zjednoczonych. Statuę Wolności rozebrano wówczas na 350 części i umieszczoną w 214 bardzo dużych skrzyniach. Tak przygotowany ładunek rozpoczął swoją podróż 17 czerwca 1885 roku na pokładzie statku Isère. Transport był zaplanowany na tyle dobrze, że odbył się bez większych przeszkód i już 28 października 1886 możliwe było jej uroczyste odsłonięcie na Liberty Island w Nowym Jorku. 

Mamy nadzieję, że powyższy artykuł rozwiał Wasze wątpliwości co do konieczności przekazania wszelkich niezbędnych informacji na etapie planowania i ustalania szczegółów zlecenia spedycyjnego i/lub zlecenia transportowego. A jeśli macie jakieś pytania, zapraszamy do kontaktu drogą mailową, telefoniczną lub za pośrednictwem formularza kontaktowego, znajdującego się na naszej stronie internetowej.