12 czerwca 2023

Różnorodność kulturowa w biznesie – czy pełni istotną rolę i jak się do niej dostosować?

Jako firma działająca na rynku międzynarodowym dążymy do stałego doskonalenia naszych kwalifikacji i pogłębiania wiedzy nie tylko w zakresie transportu, spedycji i logistyki. Pamiętamy również o doskonaleniu naszych umiejętności interpersonalnych, mając na uwadze różnorodność w relacjach między nami i naszymi partnerami biznesowymi z całego świata. Jak zrozumieć i starać się dostosować do odmiennych zwyczajów w świecie biznesu? Mamy dla Was kilka wskazówek, które mogą przydać się w kontaktach z przedstawicielami różnych kultur.

Wideokonferencja w międzynarodowym środowisku

Czym jest kultura i dlaczego pełni istotną rolę w biznesie?

Kultura to zbiór wspólnych i akceptowanych przez określone społeczeństwo norm. Kształtuje go sposób postępowania, myślenia i komunikowania się ludzi. Na kształtowanie kultury mają również wpływy historyczne, mentalność społeczeństwa, a nawet klimat, w którym dane społeczeństwo funkcjonuje. W relacjach międzynarodowych to, co naturalne, pożądane czy akceptowane dla człowieka w jednym kraju, może być zupełnie niezrozumiałe dla jego partnera z innego zakątka świata. Nieznajomość lub niechęć do uwzględniania różnic kulturowych w komunikacji może prowadzić do nieporozumień, konfliktów, a w niektórych przypadkach do zerwania współpracy z jakby mogło się wydawać niezrozumiałych względów. Dlatego tak ważne jest, aby nie zamykać się na różnorodność kulturową naszych partnerów. Traktując ją jako możliwość poszerzenia własnych horyzontów możemy osiągnąć wymierne korzyści.

Jakie różnice kulturowe najczęściej obserwowujemy w relacjach biznesowych?

Różnice kulturowe możemy zauważyć niemal w każdym aspekcie międzynarodowej współpracy biznesowej, warto wymienić i omówić pokrótce choćby kilka z nich:

komunikacja – pod tym hasłem kryje się nie tylko język, którym się posługujemy, ale również sposób przekazywania informacji, gestykulacji, tonu głosu i kontaktu wzrokowego. W jednych kulturach komunikacja jest bezpośrednia i oparta na faktach, nie okraszona zbędnymi grzecznościami, w innych natomiast jest subtelna i opiera się na emocjach. Niektóre kultury preferują szybką i głośną mowę wzbogaconą o gestykulację, inne zaś spokojny i cichy styl mówienia. Istotnym aspektem przy kontaktach bezpośrednich jest również kontakt wzrokowy, który może oznaczać pewność siebie i szacunek do rozmówcy lub wręcz odwrotnie – jego brak.

Jako przykład mogą posłużyć nam Amerykanie, którzy za nieodłączną część w budowaniu relacji uważają tzw. small talk, czyli niezobowiązującą i nie związaną z tematem spotkania rozmowę. Nie przykładają też dużej roli do używania tytułów, często zwracając się do swoich partnerów po imieniu, co w innych krajach może zostać uznane za brak szacunku.

Styl pracy – sformułowanie to możemy rozumieć jako podejście do czasu, planowania, organizacji, sposobu podejmowania decyzji i pracy zespołowej. W niektórych kulturach zauważymy, że nasi partnerzy są bardzo punktualni, nastawieni na cele i dokładni. W innych z kolei zauważymy spontaniczność, elastyczność i nacisk na proces dążący do realizacji celów. Niekiedy zauważymy chęć do pracy zespołowej, konieczność podejmowania wszelkich decyzji w grupie pracującej nad danym zagadnieniem i bez pośpiechu przy podejmowaniu decyzji. Gdzieś indziej natomiast zauważymy dążenie do samodzielnej pracy, skłonność do podejmowania decyzji w pojedynkę i bez zbędnej zwłoki.

Jako przykład mogą posłużyć Francuzi, którzy są elastyczni w relacjach i zdarza im się podejmować decyzje bez zbędnego namysłu, co czasami może wiązać się ze zmianą zdania po głębszym zastanowieniu. Jako przeciwieństwo możemy postawić partnerów biznesowych z Chin, dla których niezwykle istotną rolę odgrywa analiza, refleksja oraz konsensus w grupie pracującej nad danym zagadnieniem.

Relacje biznesowe – w tym punkcie warto pochylić się nad sposobem pozyskania oraz utrzymywania kontaktów biznesowych. W zależności od pochodzenia naszego kontrahenta relacje mogą opierać się na hierarchii i dystansie podkreślając ich formalny charakter lub na zaufaniu, bliskości i relacjach przyjacielskich. Dlatego tak ważne jest rozeznanie w kulturze, z którą mamy do czynienia.

Przykładem takiego stanu rzeczy może być Brazylia oraz Japonia. Brazylijczycy preferują przyjacielski ton relacji biznesowych, które popierane są relacjami osobistymi. Często zapraszają partnerów biznesowych do swoich domów, a podczas spotkań biznesowych rozmawiają również na tematy prywatne, takie jak rodzina czy hobby. Japończycy natomiast, ponad wszystko cenią sobie hierarchię, zasady etyki oraz formalności w relacjach biznesowych. Spotkania biznesowe w Japonii są starannie zaplanowane, a zachowanie odpowiednich protokołów jest niezwykle ważne.

Negocjacje – mowa tu o sposobie prowadzenia rozmów handlowych i omawiania warunków współpracy. W jednym przypadku możemy spotkać się ze spojrzeniem na negocjacje jak na walkę, w której uzyskanie zamierzonych warunków to cel nadrzędny. Kompromisy nie wchodzą wówczas w grę i sposób prowadzenia rozmów moglibyśmy określić jako twardy. W innym przypadku zaś możemy spotkać się z negocjacjami, które traktowane będą jako dialog, którego efektem ma być osiągnięty kompromis zadowalający obydwie storny umowy.

Świetnym przykładem dwóch różnych spojrzeń na kwestię negocjacji są Korea Południowa i Holandia. W Korei Południowej istnieje silne przekonanie o konkurencyjności i asertywności w negocjacjach. Można wówczas nastawić się na długie negocjacje z silnym dążeniem do zamierzonego celu. Inne, niż w przypadku Korei Południowej, podejście do negocjacji możemy zauważyć w Holandii. Holendrzy bowiem preferują formę dialogu, szukania kompromisu i postrzegania stron relacji biznesowej jako równych – stawiają na podejście win-win, dążąc do uzyskania satysfakcjonujących korzyści przez obydwie strony kontraktu.

W jaki sposób przygotować się i przystosować do ewentualnych różnic kulturowych?

Chcąc skutecznie radzić sobie z napotkanymi różnicami kulturowymi, nie tylko w relacjach biznesowych, konieczne jest podjęcie kilku działań:

research – niezwykle istotna kwestia przed rozpoczęciem rozmów z potencjalnym partnerem biznesowym. Przed przystąpieniem do kontaktu warto zapoznać się ze zwyczajami panującymi w danym kraju czy regionie świata. Nawet jeśli zdobyta wiedza okaże się nieprzydatna, to z pewnością nie zaszkodzi, a Ty sam podczas spotkania czy rozmowy telefonicznej będziesz czuł się zorientowany w aktualnej sytuacji, a Twoja pewność siebie wzrośnie.

Rozmowa o zwyczajach – podczas pierwszego spotkania lub rozmowy telefonicznej możesz potraktować pytania o kulturę i zwyczaje jako wstęp i przełamanie pierwszych lodów. Może to zostać odebrane jako dobry znak tego, że interesujesz się kulturą swojego rozmówcy. Pamiętaj jednak, że w niektórych kulturach rzeczowość i skoncentrowanie się na głównym temacie rozmowy czy spotkania jest priorytetem. Jeśli tak będzie, z pewnością to zauważysz i płynnie będziesz mógł przejść do kolejnego punktu spotkania.

Obserwacja zachowań – w trakcie trwania spotkań i rozmów warto wsłuchiwać się i obserwować zachowania rozmówcy starając się do nich dostosować. Można tu wziąć pod uwagę siłę i ton głosu czy gestykulację. Tego typu starania z pewnością zostaną docenione przez drugą stronę.

Szukanie punktów wspólnych – dobrym pomysłem jest budowanie relacji na tym, co łączy. Z pewnością warto wyrazić szacunek wobec kraju i kultury partnera biznesowego. Warto wymieniać się poglądami na tematy uniwersalne i neutralne, a unikać tematów kontrowersyjnych jak kwestie światopoglądowe i związane z polityką, które mogą popsuć relacje, a nawet doprowadzić do ich zerwania.

Otwartość i tolerancja – pamiętaj, że różnorodność pozwala na poszerzanie horyzontów, zdobywanie nowej wiedzy i doświadczeń. Unikaj wartościowania poglądów, zwyczajów oraz cech poszczególnych kultur.

Podsumowanie

Jako firma transportowa świadcząca kompleksowe usługi spedycyjne na całym świecie z doświadczenia wiemy, że poszanowanie różnorodności to niezwykle ważny aspekt w prowadzeniu biznesu na arenie międzynarodowej. Różnorodność należy traktować jako coś pozytywnego, a nie przeszkodę do pokonania. Pamiętajmy też, że powyższe wskazówki oparte są na pewnych uogólnieniach, a podczas spotkań i rozmów nic nie zastąpi bieżącej obserwacji naszych rozmówców, bo jak wiemy, nie zawsze stereotyp odpowiada każdemu człowiekowi.

Ciekawostka

Do pomyłek związanych z różnicami w kulturze i zwyczajach dochodzi nawet na najwyższych szczeblach stosunków dyplomatycznych. Przykładem może być wizyta wiceprezydenta Richarda Nixona w Brazylii w 1958 roku, podczas której Nixon wysiadając z samolotu wykonał pewien gest w kierunku witającego go tłumu i tysięcy telewidzów. Gest ten w Stanach Zjednoczonych uznaje się za aprobatę, jednak w Brazylii jest równoznaczny z pokazaniem środkowego palca. Efektem było wygwizdanie Nixona przez tłum już w pierwszych minutach pobytu w Ameryce Południowej oraz krytykę przyszłego prezydenta USA na arenie międzynarodowej.

Mamy nadzieję, że powyższy artykuł pozwoli Wam dostrzegać i uwzględniać różnorodność kulturową podczas rozmów biznesowych. A jeśli macie jakieś pytania, zapraszamy do kontaktu drogą mailową, telefoniczną lub za pośrednictwem formularza kontaktowego, znajdującego się na naszej stronie internetowej.

Więcej o naszych usługach: