Jak wybrać spedytora lotniczego? 7 kryteriów, które warto sprawdzić

Wybór spedytora lotniczego to decyzja, która wpływa nie tylko na koszt transportu, ale również na terminowość dostaw i sprawność całego procesu logistycznego. Dla firm zajmujących się importem i eksportem ważna jest więc nie tylko atrakcyjna oferta, lecz także pewność, że powierzony ładunek zostanie odpowiednio obsłużony na każdym etapie przewozu. Jak ocenić kompetencje spedytora i wybrać partnera, który sprosta wymaganiom Twojej firmy?

 

 

 

 

 

 

Spis treści:

 

• Czy spedytor ma doświadczenie w transporcie lotniczym?
• Czy spedytor dysponuje odpowiednią siecią połączeń i partnerów?
• Czy wycena transportu lotniczego uwzględnia wszystkie koszty?
• Czy spedytor korzysta z systemu rozliczeń CASS?
• Czy spedytor zapewnia obsługę dokumentacji i odpraw celnych?
• Czy spedytor potrafi zorganizować przewóz ładunków specjalnych?
• Jak wygląda komunikacja ze spedytorem podczas realizacji zlecenia?
• Jak sprawdzić spedytora lotniczego przed rozpoczęciem współpracy?
• Podsumowanie
• FAQ – najczęściej zadawane pytania

 

 

1. Czy spedytor ma doświadczenie w transporcie lotniczym?

 

Transport lotniczy wymaga znajomości specyficznych procedur, zasad bezpieczeństwa oraz wymagań dotyczących przygotowania przesyłek. Istotne są również terminy przyjęcia ładunków na terminale lotnicze, dostępność połączeń i odpowiednie planowanie całego procesu.

Dlatego samo umieszczenie transportu lotniczego w ofercie firmy spedycyjnej nie powinno przesądzać o jej wyborze. Warto zapytać o doświadczenie na konkretnych kierunkach, rodzaje obsługiwanych towarów i dotychczas realizowane zlecenia. Znaczenie mają także zakres odpowiedzialności spedytora oraz dostępne możliwości ubezpieczenia cargo.

Dodatkowym atutem może być doświadczenie w różnych gałęziach transportu. Nie każda przesyłka musi trafić do samolotu. Czasami korzystniejszym rozwiązaniem jest transport morski lub kolejowy, a w niektórych sytuacjach połączenie kilku metod przewozu.

Magemar Logistics od ponad 25 lat organizuje transport międzynarodowy drogą lotniczą, morską, kolejową i drogową. Dzięki temu możemy porównywać dostępne rozwiązania i dobierać sposób transportu do charakteru ładunku, oczekiwanego terminu dostawy oraz budżetu klienta.

 

 

2. Czy spedytor dysponuje odpowiednią siecią połączeń i partnerów?

 

Przewóz samolotem jest tylko jednym z etapów transportu lotniczego cargo. Towar musi najpierw dotrzeć na lotnisko, przejść niezbędne procedury, a po przylocie zostać odebrany z terminala i dostarczony do miejsca przeznaczenia.

Sprawna realizacja takiego zlecenia wymaga współpracy z przewoźnikami lotniczymi, firmami transportu drogowego, operatorami terminalowymi oraz partnerami logistycznymi w kraju nadania i odbioru.

Warto więc sprawdzić, czy spedytor może zorganizować kompleksową dostawę door-to-door, a także jakie alternatywy oferuje w przypadku braku miejsca na wybranym połączeniu lub zmiany rozkładu lotów.

Istotny jest również wybór lotniska. Najbliższy port lotniczy nie zawsze zapewnia najkorzystniejszy serwis. Niekiedy połączenie z bardziej oddalonego lotniska pozwala uzyskać lepszy termin lub korzystniejsze warunki przewozu.

W Magemar Logistics organizujemy przesyłki lotnicze we współpracy z liniami lotniczymi i partnerami logistycznymi na różnych rynkach. Obejmuje to również organizację transportu drogowego do i z lotniska, zgodnie z uzgodnionym zakresem usługi.

 

 

3. Czy wycena transportu lotniczego uwzględnia wszystkie koszty?

 

Cena jest jednym z najważniejszych elementów porównywania ofert spedycyjnych. Trzeba jednak pamiętać, że stawka za sam fracht lotniczy nie zawsze odzwierciedla całkowity koszt dostawy.

Dwie oferty dotyczące tej samej przesyłki mogą obejmować zupełnie inny zakres usług. Jedna będzie uwzględniać transport drogowy, opłaty terminalowe i obsługę dokumentacyjną, podczas gdy w drugiej część tych kosztów zostanie naliczona osobno.

Waga płatna a koszt frachtu

W transporcie lotniczym podstawą kalkulacji jest tzw. waga płatna (chargeable weight). Ustala się ją, porównując masę rzeczywistą przesyłki z masą objętościową, obliczaną na podstawie jej wymiarów. Do wyceny przyjmuje się wyższą z tych wartości.

Oznacza to, że duży, ale stosunkowo lekki ładunek może kosztować więcej, niż wynikałoby to z jego masy rzeczywistej.

Dlatego przygotowując zapytanie, należy podać nie tylko wagę brutto, ale również dokładne wymiary i liczbę opakowań.

Na co zwrócić uwagę w ofercie?

Przejrzysta wycena powinna jasno określać zakres uwzględnionych usług. W zależności od zlecenia mogą pojawić się koszty obsługi terminalowej, transportu drogowego, dopłaty przewoźnika, opłaty dokumentacyjne czy koszty odprawy celnej.

Warto również sprawdzić, jak długo obowiązuje przedstawiona stawka i jakie okoliczności mogą wpłynąć na jej zmianę.

Najważniejsze jest porównywanie ofert o takim samym zakresie usług. Dopiero wtedy można rzetelnie ocenić, która propozycja jest rzeczywiście korzystniejsza.

 

 

 

 

4. Czy spedytor korzysta z systemu rozliczeń CASS?

 

Przy wyborze spedytora lotniczego warto zwrócić uwagę nie tylko na organizację przewozu, ale również na sposób rozliczania usług z przewoźnikami lotniczymi.

Jednym z rozwiązań wykorzystywanych w międzynarodowym transporcie cargo jest system CASS.

Czym jest CASS i jak działa?

CASS (Cargo Accounts Settlement Systems) to system rozliczeń prowadzony przez IATA –  Międzynarodowe Zrzeszenie Przewoźników Powietrznych.

Jego zadaniem jest usprawnienie fakturowania i rozliczeń pomiędzy uczestniczącymi w nim liniami lotniczymi a podmiotami zajmującymi się spedycją cargo. System umożliwia prowadzenie tych procesów według ujednoliconych zasad, ograniczając konieczność obsługi odrębnych rozliczeń z poszczególnymi przewoźnikami.

Co oznacza CASS Associate dla klienta?

Magemar Logistics posiada status CASS Associate, który umożliwia nam korzystanie z systemu CASS przy rozliczeniach z uczestniczącymi w nim przewoźnikami lotniczymi.

Dla klienta jest to przede wszystkim informacja o zapleczu organizacyjnym firmy spedycyjnej. Udział w systemie pozwala uporządkować procesy fakturowania i płatności związane z frachtem lotniczym oraz ograniczyć część czynności administracyjnych po stronie spedytora.

Choć sposób rozliczania frachtu nie przesądza samodzielnie o cenie czy terminie dostawy, ale daje dodatkowe możliwości. Stanowi więc jeden z elementów, które warto uwzględnić przy ocenie potencjalnego partnera logistycznego.

 

 

5. Czy spedytor zapewnia obsługę dokumentacji i odpraw celnych?

 

W transporcie lotniczym odpowiednie przygotowanie dokumentów ma szczególne znaczenie. Niekompletna dokumentacja, błędne dane na fakturze czy brak informacji potrzebnych do odprawy celnej mogą opóźnić nadanie lub odbiór przesyłki.

Podstawowym dokumentem przewozowym jest lotniczy list przewozowy AWB (Air Waybill). W zależności od rodzaju transakcji i towaru potrzebne mogą być również faktura handlowa, lista pakowania, dane do zgłoszenia celnego oraz dodatkowe dokumenty i pozwolenia.

Spedytor powinien odpowiednio wcześnie poinformować klienta, jakie dokumenty są wymagane, kto odpowiada za ich przygotowanie i na jakim etapie należy je dostarczyć.

Dlaczego własna agencja celna jest atutem?

Współpraca z firmą, która organizuje zarówno transport, jak i odprawę celną, może znacznie ułatwić koordynację całego procesu.

Przepływ informacji pomiędzy działem spedycji a agencją celną jest szczególnie istotny, gdy konieczne staje się uzupełnienie dokumentacji, wyjaśnienie rozbieżności lub szybkie przygotowanie zgłoszenia.

Magemar Logistics posiada własną agencję celną, dzięki czemu możemy łączyć obsługę transportową i celną w ramach jednego zlecenia, ograniczając potrzebę samodzielnego koordynowania kilku usługodawców przez klienta.

 

 

6. Czy spedytor potrafi zorganizować przewóz ładunków specjalnych?

 

Nie każdy towar może zostać przyjęty do transportu lotniczego na standardowych warunkach. Dodatkowe wymagania dotyczą między innymi towarów niebezpiecznych, przesyłek wrażliwych na temperaturę, ładunków o wysokiej wartości oraz towarów o niestandardowych wymiarach.

Szczególnej uwagi wymagają towary niebezpieczne (Dangerous Goods), do których mogą należeć również produkty zawierające baterie litowe, aerozole czy określone substancje chemiczne.

Ich przewóz podlega przepisom właściwym dla transportu lotniczego, w tym wymaganiom dotyczącym klasyfikacji, pakowania, oznakowania i dokumentacji.

Warto więc upewnić się, że spedytor ma odpowiednie kompetencje do obsługi danego rodzaju ładunku i potrafi ustalić warunki jego przewozu jeszcze przed dostarczeniem przesyłki na terminal.

W Magemar Logistics organizujemy również transport lotniczy towarów wymagających szczególnej obsługi, w tym przesyłek w kontrolowanej temperaturze. W przypadku ładunków niebezpiecznych kluczowa jest wcześniejsza weryfikacja ich charakterystyki i wymagań przewozowych.

 

 

7. Jak wygląda komunikacja ze spedytorem podczas realizacji zlecenia?

 

Nawet dobrze zaplanowany transport lotniczy może zostać zakłócony przez opóźnienie lotu, brak przestrzeni ładunkowej, dodatkową kontrolę lub konieczność uzupełnienia dokumentów.

W takich sytuacjach znaczenie ma nie tylko sam problem, ale przede wszystkim sposób, w jaki spedytor na niego reaguje.

Przed rozpoczęciem współpracy warto ustalić na jakich warunkach Incoterms^® będzie odbywał się transport, kto będzie odpowiedzialny za obsługę zlecenia, w jaki sposób przekazywane będą informacje o przesyłce oraz jakie działania podejmowane są w przypadku opóźnień.

Ważna jest również precyzja komunikacji dotyczącej terminów. Planowany przylot samolotu na lotnisko docelowe nie oznacza jeszcze, że towar jest gotowy do odbioru lub dostarczenia. Należy uwzględnić czas potrzebny na obsługę terminalową, ewentualną odprawę celną i dalszy transport drogowy.

Dobry spedytor powinien informować o istotnych zmianach i przedstawiać możliwe rozwiązania, zamiast ograniczać się do przekazywania kolejnych aktualizacji statusu.

 

 

 

 

Jak sprawdzić spedytora lotniczego przed rozpoczęciem współpracy?

 

Przed wyborem firmy spedycyjnej warto zadać siedem pytań:

1. Jakie doświadczenie macie w obsłudze transportu lotniczego na interesującym mnie kierunku?
2. Czy możecie zorganizować całą dostawę, łącznie z transportem do i z lotniska?
3. Co dokładnie obejmuje przedstawiona wycena?
4. Czy korzystacie z systemu rozliczeń CASS?
5. Czy możecie zająć się dokumentacją transportową i odprawą celną?
6. Czy macie doświadczenie w obsłudze mojego rodzaju towaru?
7. Kto odpowiada za kontakt i reagowanie na problemy podczas transportu?

Odpowiedzi pomogą ocenić nie tylko zakres usług, lecz także przygotowanie spedytora do realizacji konkretnego zlecenia.

 

 

Podsumowanie

 

Wybór spedytora lotniczego nie powinien sprowadzać się do porównania stawek frachtowych. Równie istotne są doświadczenie w obsłudze przesyłek cargo, dostęp do odpowiednich połączeń, przejrzystość kosztów, kompetencje celne i sprawna komunikacja.

Warto również zwrócić uwagę na zaplecze organizacyjne firmy, w tym sposób rozliczeń z liniami lotniczymi oraz możliwości obsługi towarów o szczególnych wymaganiach.

Magemar Logistics łączy doświadczenie w międzynarodowej spedycji z własną agencją celną, statusem CASS Associate i możliwością organizacji transportu w różnych gałęziach. Pozwala nam to dobierać rozwiązania logistyczne do rzeczywistych potrzeb importerów i eksporterów, nie ograniczając się wyłącznie do jednego rodzaju przewozu.

 

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

 

Jak wybrać dobrego spedytora lotniczego?

Należy sprawdzić jego doświadczenie w transporcie lotniczym, dostępność połączeń, zakres usług, przejrzystość wycen i możliwości obsługi celnej. Ważna jest także znajomość wymagań dotyczących przewożonego towaru.

 

Na co zwrócić uwagę przy porównywaniu ofert transportu lotniczego?

Przede wszystkim na całkowity koszt usługi, a nie tylko stawkę frachtową. Warto sprawdzić uwzględnione opłaty terminalowe, koszty transportu drogowego, zakres odprawy celnej oraz planowany termin dostawy.

 

Czym jest CASS w spedycji lotniczej?

CASS to system rozliczeń prowadzony przez IATA, który umożliwia ustandaryzowane fakturowanie i rozliczenia pomiędzy uczestniczącymi przewoźnikami lotniczymi a firmami obsługującymi fracht lotniczy.

 

Co oznacza status CASS Associate?

Status CASS Associate umożliwia uczestnictwo w systemie rozliczeń CASS i korzystanie z jego mechanizmów w relacjach z uczestniczącymi przewoźnikami lotniczymi.

 

Czy spedytor lotniczy może zorganizować odprawę celną?

Tak. Spedytor może oferować obsługę celną w ramach własnej agencji lub współpracować z zewnętrznym podmiotem. Zakres usługi należy ustalić przed rozpoczęciem transportu.

 

Czy towary niebezpieczne można przewozić samolotem?

Wiele towarów niebezpiecznych może być przewożonych drogą lotniczą po spełnieniu odpowiednich wymagań. Niektóre podlegają jednak ograniczeniom lub zakazom. Możliwość przewozu zależy od rodzaju towaru, jego klasyfikacji, sposobu przygotowania i wymagań przewoźnika.

 

 

Jeżeli planujecie import lub eksport drogą lotniczą i poszukujecie doświadczonej firmy spedycyjnej, która zapewni kompleksową organizację przewozu oraz wsparcie w zakresie obsługi celnej, zapraszamy do kontaktu z Magemar Logistics. Chętnie omówimy możliwości transportu dostosowane do Waszych potrzeb. Możecie skontaktować się z nami telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem formularza kontaktowego.